e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara — nihai tüketicilere ve e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere — elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Küçük işletmelerin çoğu bunu GİB'in ücretsiz e-Arşiv Portal'ı üzerinden keser. Bu rehber portalda bir faturanın baştan sona nasıl kesildiğini anlatır.
Başlamadan önce gerekenler
- e-Arşiv Portal kullanıcı kodu ve şifresi (Dijital Vergi Dairesi'ne giriş bilgilerinizle aynıdır).
- GİB'e kayıtlı, güncel bir cep telefonu: fatura imzalanırken bu numaraya SMS kodu gelir.
- Alıcının VKN'si (şirket, 10 hane) ya da TCKN'si (kişi, 11 hane), unvan ya da ad-soyad ve adres bilgileri.
1. Alıcı e-Fatura mükellefi mi?
Alıcınız e-Fatura sistemine kayıtlıysa ona e-Arşiv fatura kesilemez; e-Fatura düzenlemeniz gerekir. e-Arşiv Portal bu durumda taslağı reddeder. Alıcının kayıtlı olup olmadığını GİB'in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar sorgusundan ya da doğrudan alıcınızdan öğrenebilirsiniz.
2. Portala giriş
earsivportal.efatura.gov.tr adresinden kullanıcı kodunuz ve şifrenizle giriş yapın. Ana menüde fatura oluşturma ve
düzenlenen belgeler ekranlarını göreceksiniz.
3. Faturayı oluşturun
- Fatura bilgileri: tarih ve saat, fatura tipi (çoğunlukla Satış; iade için İade), para birimi.
- Alıcı: VKN ya da TCKN'yi yazın. VKN'de unvan ve vergi dairesi, TCKN'de ad ve soyad istenir. Kimliğini bilmediğiniz bir
nihai tüketici için GİB'in kabul ettiği
11111111111numarası kullanılır. - Mal ve hizmet satırları: her satır için ad, miktar, birim, birim fiyat, varsa iskonto ve KDV oranı.
- Gerekiyorsa not ekleyin (ör. IBAN, sipariş numarası) ve kaydedin.
Kaydettiğinizde fatura taslak olarak oluşur ve bir belge numarası ile ETTN alır. Taslak henüz resmî bir fatura değildir.
4. Taslağı kontrol edin ve imzalayın
Düzenlenen belgeler ekranında taslağı açıp görüntüleyin; tutarları, alıcıyı ve tarihi kontrol edin. Hata varsa taslağı düzenleyebilir ya da silebilirsiniz. Her şey doğruysa onaylama adımında GİB'e kayıtlı telefonunuza gelen SMS kodunu yazın. Kod kabul edilince fatura imzalanır ve resmîleşir; bundan sonra değiştirilemez.
Unutmayın: imzalanmamış taslak fatura yerine geçmez. Gün sonunda bekleyen taslak kalıp kalmadığını kontrol edin.
5. Faturayı müşteriye iletin
İmzalanan faturanın PDF ya da HTML görüntüsünü ve XML dosyasını (ZIP olarak) portaldan indirebilir, müşterinize e-postayla gönderebilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- e-Fatura mükellefi bir alıcıya e-Arşiv kesmeye çalışmak.
- VKN/TCKN ya da unvanın yanlış yazılması — imzadan önce mutlaka kontrol edin.
- Yanlış KDV oranı ya da iskontonun KDV'den sonra hesaplanması.
- Taslağı imzalamayı unutmak.
İmzalanmış bir faturada hata fark ederseniz hatalı e-Arşiv fatura rehberine bakın.
e-Arşiv Fatura Defteri ile daha hızlı
Kayıtlı müşteri ve ürünlerle faturayı programdan kesin, taslağı imzadan önce düzeltin, birden çok taslağı tek SMS akışıyla imzalayın; fatura PDF'iyle müşteriye otomatik gitsin.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır; GİB uygulamaları ve mevzuat değişebilir. Vergisel kararlarınız için muhasebecinize danışın.